T I P P I N G T H E L I F E F A N T A S T I C
Artikel | 19 minuten om te lezen
​
DE KRACHT VAN TOOLS: GOEIE TECHNOLOGIE TEN DIENSTE VAN HET LEVEN ZONDER EEN NERD TE (WILLEN) ZIJN.
Joost Elli | 4 december 2020
Tijd winnen door gewoon te doen wat ertoe doet.
Pomodorotechniek: doe meer met tijdsblokken.
Evernote: vergeet nooit meer iets.
Todoist: organiseer het allemaal.
Calendar blocking: blokker tijdsvakken met Google Agenda.
E-mail: laat het programma het werk voor je doen.
Wachtwoordmanager: bewaar veilig de meest ingewikkelde wachtwoorden.
KBC Mobile: de perfecte bank-app.
Itsme: veilig identifeceren, ondertekenen en meer op het net.
Buienalarm: vermijd een nat pak.
All-in-One Messenger: alle berichten op één plek.
Er komen wekelijks boeken uit over productiviteit. Er zelf eentje over schrijven zou verloren moeite zijn, overdaad schaadt. Ik ben ook opgehouden met ze te kopen. Het gevaar bestaat er immers in dat je over productiviteit gewoon blijft lezen, in de plaats van daadwerkelijk aan de slag te gaan.
Niet elk boek over productiviteit is even geslaagd. Er zit behoorlijk wat kaf tussen het koren. Bovendien valt die lectuur wat mij betreft terug te brengen tot twee eenvoudige slagzinnen: “Verliezers hebben doelen, winnaars hebben systemen” (Scott Adams, de maker van Dilbert in How to Fail at Almost Everything and Still Win Big) en “Act, don’t react.” (Steven Pressfield in Do The Work). Kunnen daaraan worden toegevoegd: “Be boring. (It’s the only way to het work done.)” (Austin Kleon, Steal Like An Artist) en “Do research early or late. Don’t stop working. Never do research in prime working time.” (Nogmaals uit Do The Work). Tot slot, ook altijd bovenaan deze site: "Just keep going." (ook uit Steal Like An Artist.).
Het komt er met andere woorden gewoon op neer elke dag te gaan zitten. Met rechte rug, de voeten plat op de grond, op een werkplek. Dus niet in de luie zetel. Zonder mij onder te dompelen in theorieën van schaduwkunstenaars (onder meer Julia Cameron schrijft er heerlijk over in The Artist’s Way, dat boek is met zekerheid wèl het lezen waard, zie ook de Boekenlijst) klamp ik mij vast aan een aantal slagzinnen van ervaringsdeskundigen, échte artiesten, en laat ik mij helpen door een aantal systemen en apps.
Wat er ook gebeurt, ik werk drie uur per dag. Ik noem het ‘werken’, omdat het dat ook is. Het heeft niets met zin hebben te maken. Sterker nog, meestal héb ik er geen zin in. Het maakt mij ook niet uit of dat wat ik maak dan goed of slecht is. Het belangrijkste is dat ik produceer. Goed is natuurlijk leuker. Maar: “Slecht werk doet later vaak dienst voor wat anders,” zegt Austin Kleon hierover. In die optiek is drie uur werken dus een systeem, dat is precies wat Scott Adams bedoelt.
De beste manier om ervoor te zorgen dat het elke dag weer gebeurt is vroeg opstaan. Ik las het voor het eerst in een klein boekje dat Maak van een mug geen olifant (Carlson Richard) en ik ben het sindsdien nooit meer vergeten. De laatste jaren ben ik doorgaans om vijf uur uit de veren en om halfzes aan het werk. Dat betekent dus dat ik om acht uur klaar ben, het moment dat de meeste mensen nog aan hun dag moeten beginnen. Vroeg opstaan (en dus ook vroeg naar bed gaan) is een zegen, voor jezelf en je omgeving. Vrij geciteerd stelt Scott Adams het zo: vergeet doelen, alles begint bij een goed energiepeil. Vroeg opstaan als tool voor een betere productiviteit komt voortdurend terug: Mel Robbins in haar De 5-secondenregel en Amy Landino in haar Good Morning, Good Life (zie beiden in de Boekenlijst) en in tig aantal filmpjes op haar YouTube-kanaal.
Pomodorotechniek
De methode bij uitstek die me doorheen dat proces helpt heet de Pomodortechniek van Francesco Cirillo.
​
“Doe dingen die je enthousiast maken. Stop met de dingen die je leegzuigen.” (Derek Sivers, oprichter van CD Baby, de grootste online cd-winkel voor muzikanten zonder platenlabel.)
De Pomodorotechniek is voor mij heilig. Ik gebruik hem al jaren de hele dag door en hij draagt er onmiskenbaar toe bij dat ik kom tot datgene wat ik echt wil doen (en hoelang ik dat wil doen). En nog belangrijker: hij maakt dat ik niet méér tijd stop in de dingen die ik liever niet doe maar toch moeten gebeuren. Met name huishouden (volwassen mensen houden hun woonplek schoon) en dingen opzoeken (veredeld heet dat dan researchen) kunnen mooi verpakte vormen van uitstelgedrag zijn. “Doe dingen die je enthousiast maken. Stop met de dingen die je leegzuigen.” (Derek Sivers, oprichter van CD Baby, de grootste online cd-winkel voor muzikanten zonder platenlabel). Het zou in elke badkamertegel moeten worden gebeiteld zodat het elke nieuwe dag het eerste is dat wordt gezien.
Hoewel ik het op deze hele site geregeld heb over het feit dat het hele begrip van timemanagement eigenlijk geen steek houdt heeft de Pomodorotechniek daar toch alles mee te maken. Hij is gebaseerd op het principe van timeboxing, een duur woord at staat voor het vooraf beperken van de hoeveelheid tijd die men aan een bepaalde activiteit wil en mag besteden. Dit om te voorkomen dat iets uitloopt.
In de jaren ’80 merkte de ondernemer Francesco Cirillo dat hij maar niks gedaan kreeg omdat iedereen altijd maar aan zijn hoofd zat te zeuren en hij constant last had van afleiding. De Italiaan zag in dat hij zichzelf en ook de anderen om hem heen maar eens moest gaan ‘heropvoeden’. Hij pakte een timer uit de keuken (die er toevallig als een tomaat uitzag, ‘pomodoro’ in het Italiaans) en zette hem op vijfentwintig minuten. Dat is precies genoeg tijd om een taak te voltooien en daarna wat rust te nemen. Dat bleek prima te werken. Bovendien wist iedereen wanneer Francesco ‘midden in een Pomodoro’ zat en lieten ze hem met rust.. Cirillo bleek goud in handen te hebben. De truc met de timer werkt niet alleen voor hem, maar ook voor de meer dan tweemiljoen volgers van zijn techniek wereldwijd. Wie meer wil weten over de toepassing kan terecht op talloze filmpjes op YouTube of leest De Pomodorotechniek (Maven Publishing BV, 2018), maar let natuurlijk op dat dit niet leidt tot uitstelgedrag. Eerlijk gezegd voegt het boek weinig toe en de meest efficiënte manier om met de methode kennis te maken is er gewoon mee aan de slag te gaan.
Ik zet de techniek in voor werkelijk àlles wat ik wil verwezenlijken. De zes Pomodoro’s (6 x 25 minuten per dag) ‘Scheppen’ zijn daarvan de belangrijkste. Maar omdat ik daarnaast de onhebbelijke gewoonte heb te lanterfanten wend ik hem voor zelfs de meest banale activiteiten aan. Zo heb ik een Pomodoro die ‘Vertrekken’ heet (tussen het moment dat ik beslis dat ik naar buiten wil en ook effectief aan de voordeur sta ligt anders gemakkelijk anderhalf uur), een ander heet ‘Opruimen’ en zelfs om te gaan slapen bestaat er een. Die laatste heet ‘Tafel dekken’, een begrip dat ik heb gehaald (hoewel hij j het lichtelijk anders invult) uit Brian Tracy's Eat That Frog. Het komt erop neer dat ik het laatste half uur van mijn dag besteed aan het alles in gereed brengen voor mijn werkzaamheden van de volgende dag. Dat valt eigenlijk te interpreteren als: alles wat voor afleiding of tot uitstel kan leiden uit de weg ruimen. De doelstelling is dat ik na het opstaan zo snel mogelijk aan het werk kan gaan, dat de drie uur scheppen zo vroeg mogelijk van de baan zijn, dat wat er ook gebeurt, ze die dag zijn volbracht. Alle storende rommel is weg, de koffie hoeft maar een druk op de knop, op de computer staat het document waarin ik aan het werken ben open, het enige wat ik met andere woorden moet doen is gaan zitten en beginnen schrijven. Rond acht uur ben ik klaar met wat ik ‘mijn verplichtingen’ noem. Laat de dag met al zijn beslommeringen en zorgen maar komen, ik heb mijn werk gedaan.
Als hulpmiddel gebruik ik de Be Focused-app van Xwavesoft, ik hou van de vormgeving. Die is alleen verkrijgbaar voor Apple-producten, maar in de Google Play Store zijn talloze alternatieven te vinden (zoek op Pomodoro). In feite maakt het allemaal niet zoveel uit, zorg er alleen voor dat je een systeem neemt waarbij je doelstellingen per item kan kiezen. In mijn geval staat die dus op 6 bij het item ‘Scheppen’, ik hoef daardoor zelf niet de tel bij te houden. Be Focused houd ook bij hoeveel uren je per dag hebt gewerkt en dat is fijn om naar terug te kijken. Ik heb een tijdje de Pro versie gebruikt (€5,49 per maand in de App-store) omdat die met de iPhone hoort te synchroniseren maar dat werkt niet helemaal soepel.
Loggen
Ik ben nog op zoek naar een handige tool waarmee ik mijn bezigheden kan loggen. Het is iets waar in nogal wat boeken wordt op teruggekomen: het belang van bijhouden wat je hebt gedaan. Dat heeft met motivatie te maken. Be Focused kan wel wat statistieken aanleveren, maar daarmee kom je niet te weten wàt je precies hebt gedaan. Ik kan soms wekenlang tegen een bepaalde klus aanhikken. Op een dag werk ik die dan weg en is de vreugde totaal. Het is alleen merkwaardig hoe snel een mens vergeet en dus ook al die ellende vooraf en de vreugde erna snel weer verdwijnt en wordt overschaduwd door nieuwe zorgen. Het gaat over die dingen die ‘ìs moeten gebeuren’: de ramen schilderen bijvoorbeeld, de lekkende jachtbak van de wc herstellen, een vervelende telefoon plegen. Het is fijn om naderhand tegen jezelf te kunnen zeggen: dat heb ik zelf toch maar mooi opgelost.
Bij Musicalcompagnie Mithe gebruiken ze Office Time (een betalende app), maar die dien ik nog verder te bestuderen. In een kantooromgeving lijkt het mij een optie.
Evernote
Totdat ik een beter alternatief heb gevonden wordt er gelogd in een simpele notitie in Evernote. Evernote is top. Vroeger was hun slogan ‘Vergeet nooit meer iets’ en dat valt letterlijk te nemen. Toegegeven, het vraagt wat tijd om de app naar je hand te zetten maar eenmaal die klus geklaard is het een zegen voor het leven.
Evernote laat je toe alle mogelijke informatie die je bij wilt houden te verzamelen op één plek. Het succes van de applicatie valt wellicht te verklaren door het feit waarop hij is ontworpen: het is geweldig intuïtief navigeren. Van om het even welk onderwerp maak je een notitie die je meteen aanmaakt in het juiste notitieboek. Zo staan alle notities met dezelfde onderwerpen direct keurig bij elkaar. Heb je geen zin om met lijstjes te werken dan kan je aan je aan je aantekening een tag toekennen en daar later op gaan terugzoeken. Het systeem laat ook het maken van zogenaamde stapels toe: zo heb ik een stapel van notitieboeken die over mijn 'projecten' gaat en eentje die ‘persoonlijke stapel’ heet.
Je kan werkelijk àlles kwijt in Evernote en een van de meest handige toepassingen is de Web Clipper, een browser extensie (meer over extensies in dit artikel op Senoirweb.nl, vaak een goede bron trouwens voor heldere uitleg) die verkrijgbaar is voor alle grote webverkenners (Mozilla's Firefox, Microsoft Edge, Apple's Safari, Google Chrome …). Met Web Clipper sla je artikels van het internet op in Evernote. Natuurlijk bestaat er binnen de browser meestal de mogelijkheid van leeslijsten aan te leggen, maar mijn betrachting is alle mogelijke interessante informatie op één plek te hebben. Bovendien maakt Web Clipper een eigen kloon van het artikel, je hebt het dus voor de eeuwigheid (dus ook nog wanneer het artikel van het web is gehaald).
Ook muziek- en geluidsfragmenten en video kunnen worden opgeslagen (opgelet: de gebruikslimiet van de gratis versie is beperkt tot 60MB per maand aan uploads, maar ik heb er zelf nog geen problemen mee gehad). Het aantal mogelijkheden lijkt oneindig. En uiteraard synchroniseert de app met al je andere apparaten, al zijn dat er in de gratis versie slechts twee, maar dat los je op doordat de webversie op om het even welk toestel benaderbaar is. De betaalde versie lijkt mij, voor wat ik ermee doe, weinig toe te voegen, de gratis basisversie werkt prima.
Wie alles uit Evernote wil halen kan op YouTube terecht, het bulkt er van de instructievideo’s en het bedrijf heeft er uiteraard ook haar eigen stek. Ik ben een tijdje geabonneerd geweest op het YouTube-kanaal van Carl Pullein (carlpullein.com), een Engelse productiviteit- en tijdmanager, maar na een tijdje werd ik een beetje depressief van de man. Echter om op een snelle manier te weten te komen hoe je snel aan de slag bent is het een prima informatiebron. De Working With Evernote Series-playlist bevat maar liefst honderdvijfenvijftig afleveringen en is wellicht wat teveel van het goede, het is immers de bedoeling dat je aan het werk gaat in de plaats van YouTube-tutorials te zitten kijken. Voor wie de kennismaking met de app liever beknopt houdt is de Beginners Guide To Evernote (vijf afleveringen) een aanrader.
Todoist
Carl Pullein heeft op YouTube ook een hele reeks besteed aan Todoist, nog zo een niet te missen app (meer dan tweehonderdtachtig episodes, houd het bij de Todoist For Beginners-reeks, tien afleveringen). Todoist is een prima takenplanner, een veredelde vorm van een to-dolijst. Er valt over to-dolijsten wel wat te zeggen, er zijn evenveel pro’s als contra’s te bedenken, maar ik ben fan. Natuurlijk is een to-dolijst nooit leeg - een van de tegenargumenten - maar dat is nu eenmaal zoals het leven is.
Net zoals bij Evernote kan er bij Todoist gewerkt worden in rubrieken. Dat schept helderheid en rust en vermijdt naast-de-kwestie-bezig-zijn. Op het moment dat ik aan het werk ben hoor ik dus geen taakje uit mijn rubriek ‘persoonlijk’ te pikken. Dan dien ik mij te wenden tot de projectenlijst. Ik beslis daags voordien aan welk project ik wil gaan werken en kies dan de taak waartegen ik het meest opzie (dat heb ik natuurlijk uit Eat That Frog).
Een belangrijk voordeel van een to-dolijst is dat hij de dingen verzamelt die er voor jou toe doen. In mijn geval zijn ze beslist niet allemaal even spannend, maar ze moeten gebeuren. Niet voor iemand anders, maar omdat ik het vind. Ik toon mijn lijst aan niemand want hij ziet er belachelijk uit.
​
"Wat kan ik vandaag doen dat mijn leven kan veranderen?"
“Wat kan ik vandaag doen dat mijn leven kan veranderen?” is de vraag die ik mij het vaakst stel en is bepalend voor mijn toewijding (zie daarvoor ook het artikel in de rubriek Meer lezen over het boek Altijd scherp en mijn interpretatie ervan). Een andere bonus is dat je kan gaan terugkijken wat je allemaal al precies hebt verwezenlijkt. Een handige opkikker voor momenten waarop je je maar weer eens een loser vindt. Maar, gezien de enorme omvang van de lijst, handig is het niet en om echt te onthouden welke belangrijke dingen er zijn gebeurd dien je dus uiteindelijk toch ambachtelijk te loggen. Ook van Todoist heb ik een tijdje de pro-versie gebruikt, maar ik stak er iets te veel tijd in om het simpelweg onder de knie te krijgen. In Todoist Premium kunnen geschreven en gesproken notities en bestanden aan je projecten worden toegevoegd zodat je altijd en overal toegang hebt tot de informatie die je nodig hebt. Maar Evernote en een digitale agenda maakt die functie een beetje overbodig. Met een simpele verwijzing (bijvoorbeeld een internetlink) bij de taak kom je er meestal ook, en dat is gratis. De pro-versie kost ‘maar’ 3,99 euro per maand, maar dat is natuurlijk een beetje het gevaar: op de duur geef je je geld uit aan allerhande apps, hetgeen aardig kan oplopen, en ben je vooral bezig met die dingen, in de plaats van aan het werk te zijn. Todoist is zowel in de App- als in de Google Play Store verkrijgbaar.
Calendar blocking
Niet echt een app is het principe van Calendar blocking. De Amerikaanse time-optimization junkie Amy Landino (zie ook hoger) heeft het er in een aantal YouTube-tutorials over op haar met een Award bekroonde kanaal. Het beginsel is eenvoudig: werk met een agenda en blokkeer een aantal tijdsvakken voor dingen die je echt wil doen. Een digitale kalender leent zich daar prima toe.
Ik beveel de Google Calendar aan omdat die naar mijn gevoel veruit het meest is ontwikkeld en ook prima synchroniseert met de digitale agenda waarmee je eventueel nu al werkt (alleszins is dat het geval met Agenda van Apple en Outlook van Microsoft). In de praktijk gebruik ik de Apple-agenda niet meer, de enige reden dat ik hem toch in de achtergond laat draaien is dat hij mij elke ochtend om 9 uur (dus nà mijn verplichte werkzaamheden) nog eens extra herinnert aan eventueel belangrijke dingen (verjaardagen, een grote som die van mijn rekening gaat, een uitleentermijn van de bib die verstrijkt …).
Vanop de telefoon stelt zich (met het gebruik van de app) het probleem niet, maar op de desktopcomputer kan het vervelend zijn om altijd langs het internet te moeten gaan om bij de kalender te komen. De GCal for Google Calendar-app (er bestaan er ongetwijfeld nog andere) biedt een uitkomst, je zet hem gewoon op de computer neer en met één klik zit je in je agenda. Alleszins voor de Mac bestaat de mogelijkheid om elk van je favoriete websites te koppelen naar het Dock (appeltips.nl legt het hier uit). Nog eenvoudiger.
​
Het opzet van het gebruik van digitale tools is toch vooral de dingen te vereenvoudigen en dat is iets waaraan een digitale kalender beantwoordt. Het valt zo gek niet te bedenken of het kan met één druk op de knop worden geïmporteerd: een reservatie in een restaurant, een concert waarvoor je net een ticket kocht, de officiële feestdagen van om het even welk land (daar heb ik op reis al wat aan gehad), de schoolvakanties in België, verjaardagen van vrienden en familie (op voorwaarde dat die natuurlijk in je contact zijn genoteerd), voetbalkalenders (er schijnen mensen te zijn die dat interesseert), festivalline-ups en er komen nog elke dag nieuwe toepassingen bij. Een andere prettige bijkomstigheid dat ook hier kan worden gewerkt in rubrieken die je eenvoudig kan weergeven of verbergen. Op vrije dagen hoef je zo bijvoorbeeld je werkkalender niet te zien.
​
'Bezig zijn met administratie' is vaak hetzelfde als trappen in een 'uitstelval'.
​
Ik gebruik het kalenderblokkeren zelf niet zo heel veel. Voor de meeste dingen leef ik op routine. Twee dingen dien ik wèl in te plannen: het in orde maken van mijn administratie en lezen. Ik hou niet van administratie en daarom wens ik er maar één moment per week mee bezig te zijn en dat is op zondag. Bezig zijn met administratie is vaak hetzelfde als trappen in een 'uitstelval'. Het geeft een vals gevoel van ‘nuttig bezig’ zijn terwijl de meeste administratie gerust een tijdje kan blijven liggen. Al die saaie troep achter elkaar afhaspelen levert een hoop tijd op. Ik heb daarvoor een checklist in Evernote waarin ik naast het klassieke betaalwerk ook een aantal andere vormen van administratie afvink.
Op zondag gebeurt er in feite een complete reset zodat ik met een schone lei aan de volgende week kan beginnen. Dan loop ik Facebook na (evenementen, vriendschapsverzoeken), beantwoord ik WhatsApp- en Messenger-berichten en sms’en (voor zover die konden wachten), ruim ik mijn bureaublad van de computer leeg, zet ik alles wat in de downloadmap zit en bij wil houden netjes weg en snoei ik in mijn Todoist-lijstje (het is verbazend hoeveel daarin zit dat er eigenlijk niet toe doet). De tijdswinst is gigantisch. Nog een tip: blijf zo mogelijk weg uit chatgroepen (Fije van Overeem schreef er in 2014 reeds een prachtige column over in het tijdschrift GROEPEN), in mijn blog Afspraak maken had ik het er al over. Chatgroepen ontstaan meestal goedbedoeld maar missen hun doel door de onzin die in elke groep opnieuw weer schijnt te ontstaan. Ik hou van de weeromstuit op met de meldingen te lezen waardoor ik diegene die wel van belang zijn natuurlijk ook misloop. Of ik word een oude man, of ik heb geen gevoel voor humor, of misschien is het beide, in elk geval laat ik deze beker graag aan mij voorbij gaan (dat ik me er niet populairder mee maak neem ik er dan maar bij).
Nog op zondag loop ik mijn e-mail na. Over het efficiënt omgaan met e-mail is al wel wat inkt gevloeid. Ik houd het bij deze ene regel: vermijd e-mail. Schrijf je stante pede uit op zoveel mogelijk nieuwsbrieven, er is niets dat je niet te weten komt zonder nieuwsbrieven. De meeste nieuwsbrieven interesseren je ook niet echt. Houd alleen diegene over waaraan je waarde hecht (en dat zijn meestal niet diegene van bedrijven en winkels). Over Facebook kan veel worden verteld, maar het is wel een interessante verzamelplaats voor de dingen waarin je geïnteresseerd bent. Veel nieuwsbrieven kunnen gewoon worden vervangen door de boodschapper te volgen op Facebook. E-mail lezen geeft je opnieuw het gevoel van met belangrijke dingen bezig te zijn. In de meeste gevallen is dat niet het geval en ben je gewoon aan het uitstellen waar je bang voor bent of geen zin in hebt maar wat wèl van tel is.
Precies zoals dat het geval is met andere soorten berichten kan e-mail doorgaans wachten. Ik kijk een tweetal keer per dag mijn e-mail na, ergens rond de middag en in de vroege avond. Die klus is meestal snel geklaard omdat ik mijn e-mailprogramma het werk laat doen: van de meest belangrijke onderwerpen heb ik slimme mappen gemaakt waardoor ze netjes bij elkaar staan en ik ook in één oogopslag zie wanneer ik daar een bericht van ontvang. Geen oeverloos scrollen of zoekfunctie meer nodig: ze zitten allemaal bij elkaar, in chronologische volgorde, dus snel te consulteren indien nodig. Een snelle blik volstaat om de e-mails die wèl snel moeten worden afgehandeld worden gevonden. Dat is dus voor de meeste niet het geval. Weersta de verleiding om e-mail te gaan zitten lezen. Het is trouwens vaak zo dat e-mails waarin een probleem wordt gesteld zich na enkele dagen zelf hebben opgelost. Reageer niet op groepsvragen, tenzij je antwoord van waarde kan zijn.
Ik had ooit een conflict met mijn directeur omdat ik zijn e-mail niet binnen het uur had gelezen. Wat een arrogantie. Ik liet een tijdje een automatisch antwoord op elk bericht vertrekken waarin stond dat ik mijn e-mail twee maal per dag checkte, In geval van hoogdringendheid kon ik altijd worden gebeld (ik had eerder al snel afgeleerd mijn DECT-toestel op niet storen te zetten, dat scheen helemaal niet de bedoeling te zijn). Dat hield ik enkele dagen vol, het werd mij niet in dank afgenomen, het werd zelfs een beetje als hautain ervaren.
​
Ik vind het een verschrikkelijke mentaliteit dat iedereen zichzelf zomaar het recht schijnt te mogen toe-eigenen zich mijn tijd op te eisen. Ik probeer er altijd aan te denken wanneer ik zelf iemand bel te vragen of ik niet stoor. En natuurlijk vind ik het niet erg dat iemand mij vraagt later terug te bellen. De meeste mensen (tenminste zij die ik min of meer hoog inschat) zijn immers doorgaans met iets bezig dat belangrijk is. Natuurlijk stoor ik dan, dat is helemaal niet erg. Vind ik dat allemaal zelf uit? Natuurlijk niet. Een belangrijke inspiratiebron voor productiviteit blijkt steeds weer Tim Ferriss te zijn (zie ook de Boekenlijst), voor waar het hier over gaat vat de korte The Not-To-Do List het helemaal samen.
Reflecteren
Reflecteren is goud waard. Steven Pressfield heeft het in Do The Work over een bedrijfje dat hij met zichzelf heeft opgericht. Ik heb hetzelfde gedaan, het mijne heet Pollellimusic Ltd., dat stamt nog uit mijn jeugd, Pollelli was het platenlabel waarbij mijn alter-ego Justin Elli was ondergebracht, maar dat terzijde (lees meer over Justin Elli in het artikel Wat de toekomst ook zal brengen, schoonmoeders zullen er altijd zijn).
Ik heb elke zondag met mezelf een afspraak, een soort van teamvergadering, waarin ik terugkijk op wat ik de voorbije week heb gedaan en wat ik de komende week ga doen. Dat levert geen bikkelharde doelstellingen op (doelstellingen zijn voor losers, remember), maar is een systeem om de vinger aan de pols te houden. Het is een aanpak, een tool om te vermijden dat ik doorheen de week maar wat aanmodder. Het is schiften in de ideeën en voornemen af te werken wat er nog ligt. "Pak door, begin meteen aan je belangrijkste taak en werk non-stop door tot die helemaal af is," zo stelt Brian Tracy het in Eat That Frog. Daarvoor dient die zondag, om te kijken wat ik ‘creatief heb uitgesteld’ (ook Tracy) en daar komaf mee te maken.
Wachtwoordmanager
Dat zwakke en dezelfde wachtwoorden gebruiken ellende kan opleveren is onderhand wel door de meeste mensen geweten. Maar dat brengt natuurlijk het probleem met zich mee dat het lastig herinneren is welk wachtwoord voor wat precies wordt gebruikt. Het is bijna aandoenlijk hoe ik er sommige mensen mee zie worstelen. Het is frustrerend en bovenal: het kost een hoop tijd. Een wachtwoordmanager bewaart alle wachtwoorden op één plek die je vervolgens met één sterk wachtwoord (en bij voorkeur twee-factor-authenticatie) beveiligt. De informatie wordt versleuteld opgeborgen en uit tests is afdoende gebleken dat wachtwoordmanagers veruit de beste plek is om gevoelige informatie in onder te brengen. Ik ben erg tevreden over LastPass omdat die app prima navigeert en vlekkeloos synchroniseert met de telefoon. Het kan ook handig zijn om wachtwoorden door je browser te laten onthouden, maar dit valt af te raden omdat in de meeste gevallen die informatie niet versleuteld wordt bewaard en dus gemakkelijk is te kraken. Apple’s Safari en Mozilla Firefox zijn hierop een uitzondering (daarmee kan het dus wel), voor Google Chrome en het (nochtans nieuwe) Microsoft Edge wordt het zelfs expliciet afgeraden.
Dubbel versleutelde informatie valt (voorlopig) niet te kraken (dit artikel op nu.nl legt het eenvoudig uit). Weinig mensen willen het geloven, maar om die reden is internetverkeer over de smartphone veiliger dan vanop de computer. Criminelen zitten natuurlijk niet stil, maar dat het een betere plek waarmee gevoelige informatie kan worden gedeeld staat buiten kijf.
KBC Mobile
Een absolute aanrader, die het leven weer een stuk eenvoudiger maakt, is de KBC Mobile-app. Onder meer door die inventieve applicatie werd KBC in 2019 door bankshopper.be (video) uitgeroepen tot bank van het jaar. Het aantal mogelijkheden van de app blijft maar toenemen en een van de fijne gevolgen daarvan is dat steeds meer apps van je telefoon kunnen worden gedeletet (Payconiq by Bancontact, NMBS, De Lijn, parkeren bij Q-Park of met 4411om er maar een paar te noemen). KBC-Mobile ondersteunt ook Apple Pay, alleen al daarom is hij een installatie waard (de eerlijkheid gebiedt te vermelden dat ING KBC voor was).
Ik ben zelf al jaar en dag tevreden klant bij KBC, maar ook als niet-klant heeft de app veel te bieden. KBC wil duidelijk zoveel mogelijk mensen naar haar toetrekken en de applicatie begint meer en meer op een minibrowser op zich te lijken, met toepassingen die niets meer met bankzaken te maken hebben zoals Goal Alert waarmee je de Jupiler Pro League (dat schijnt iets met voetbal te maken te hebben) bijna in realtime kan volgen. Het is maar de vraag of dat de gebruiksvriendelijkheid ten goede zal komen, wan trop is soms teveel.
De tijdswinst die bankieren per app oplevert is gigantisch. Toch schijnen nog heel wat mensen (en niet alleen generatiegenoten van mij) er niet helemaal gerust in te zijn en blijven ze knoeien met kaartlezers.
Itsme
​
Itsme (spreek uit: It's Me) is een digitale identificatie-app waarmee (Belgische) burgers kunnen inloggen bij de overheid, banken, verzekeraars en andere privébedrijven. De app is beschikbaar voor Android en iOS. Met Itsme is het mogelijk om identiteitsgegevens te delen, betalingen te bevestigen en digitaal te ondertekenen met een gekwalificeerde elektronische handtekening volgens de Europese verordening eIDAS).
Itsme maakt een aantal wachtwoorden overbodig omdat je jezelf identificeert met de Touch- of Face ID-knop van de telefoon. Veiliger kan haast niet.
Buienalarm
​
Van een heel ander soort is de app van Buienalarm. Die heeft op het eerste zicht weinig met tijdswinst te maken, maar de toepassing weet je ongelooflijk goed van een nat pak te redden en dat scheelt een hoop ellende (en dus ook minuten). De betrouwbaarheid is bijna 100%, enkel op van die miezerige dagen wil hij zich al eens vergissen. Het nadeel van de app is dat hij slechts twee uur vooruit voorspelt. Maar dan wel accuraat, dus als je de luxe hebt kan je een beetje schuiven met je uur van vertrek.
All-in-One Messenger
​
All-in-One Messenger is een programmaatje voor de desktopcomputer of de laptop waarin berichten van verschillende chatprogramma’s bij elkaar komen. Voor de Belgische markt gaat het dan vooral om Facebook Messenger, WhatsApp, Twitter, Google Mail, Skype en Microsoft Teams (ik houd het bij de eerste twee). Het is een snelle manier om snel door je berichten te gaan en er efficiënt op te antwoorden. Een belangrijk voordeel daarbij is dat eventuele bestanden die je mee wilt sturen toch meestal op de computer staan en er eenvoudigweg worden ingesleept (dat geldt trouwens ook voor foto’s en filmpjes). Een nadeel is dat filmpjes blijkbaar alleen zonder geluid kunnen worden afgespeeld. Er bestaan tal van alternatieven voor dit programma, maar ik ben een tevreden klant omdat het mooi in de achtergrond draait zonder die vervelende rode bollen-notificaties (al kunnen die natuurlijk wel worden aangezet) en de app perfect synchroniseer met de smartphone.
Doccle
Doccle houdt al je digitale facturen voor je bij. De dienst noemt zichzelf een administratieplatform en dat is het ook. Ook niet meer, want in feite kan je met Doccle verder weinig.
Marie Kondo besteedt in haar boek Opgeruimd! een heel hoofdstuk aan administratie en het valt in feite heel goed samen te vatten: zo goed als alles mag weg. Ik ben geen schoolvoorbeeld wanneer het op administratie aankomt. Het interesseert me maar weinig, ik werk zo vaak als het kan met een domiciliëring of een doorlopende opdracht en voor de rest maak ik me niet al te veel zorgen. Wanneer er toch eens iets misloopt (wat uitermate zelden gebeurt) heb ik al snel een ‘niet-pluis-gevoel’. Dan ga ik kijken wat er aan de hand is en meestal is de oorzaak slecht gevonden. In de plaats van alles uitgebreid na te kijken berg ik de facturen gewoon op in Doccle. Ik doe er vervolgens nooit meer wat mee. Dat is wat Marie Kondo wil zeggen. Het voordeel van Doccle is dat er geen papierbergen meer ontstaan. Geld besparen doe je trouwens vooral vooraf: door je geen veel te dure telefoon- of internetabonnemten te laten aansmeren (dé silene killers bij uitstek). Door je met andere woorden goed te informeren. Dat is wèl zinvolle tijdsbesteding.
Als er een onduidelijkheid is, neem ik ouderwets de telefoon en los ik het met een operator op. Je hebt zinniger dingen om handen. Maar evengoed geldt: doe jezelf een plezier en houd goed in de gaten waar je geld naartoe gaat.
Ik ben niet de grootste fan van Doccle, maar er is voorlopig niet echt een alternatief. De site werkt niet prettig, ze lijkt te zijn uitgedacht door een techneut: alles zit erin maar er is vergeten na te denken over navigatiegemak. Zoomit is een optie maar schijnt de strijd met Doccle te gaan verliezen. Het stoort me ook een beetje dat Doccle is bedacht door Acerta, CM, KBC en Telenet. Een grootbank, een ziekenfonds en een telecomoperator … Geen van de drie zijn het liefdadigheidsinstellingen, dus de paranoia is gewekt: waarin zit voor hen het voordeel?
Scrivener
​
Tot slot: wie veel schrijft kan wat hebben aan het programma Scrivener. Op een bepaald moment was ik toe aan één verzamelplek voor al mijn schrijfsels en alleen al om die reden is het programma zijn aankoop meer dan waard. De mogelijkheden van Scrivener zijn haast onuitputtelijk, op infonu.nl staat daarvan een (weliswaar ietwat gedateerde) samenvatting. De aankoopprijs bedraagt (op het moment van schrijven) 53 euro (studenten kunnen kopen aan een lager tarief), maar dan heb je het programma wel voor het leven.
​
​
Zo. En nu: iedereen aan het werk!
